Doran Souvenir – Kesalahan dalam memilih souvenir perusahaan sering kali baru terlihat ketika barang sudah tiba di gudang. Pengadaan souvenir perusahaan yang terlihat sederhana ternyata bisa menimbulkan masalah jika jumlah, penerima, desain, hingga waktu produksi tidak dipikirkan sejak awal.
Barang mungkin sudah bagus, tetapi pembagiannya tidak sesuai kebutuhan atau justru terlalu banyak yang tersisa. Situasi seperti ukuran apparel yang tidak seimbang, logo yang pecah, hingga barang datang terlalu dekat dengan hari acara sebenarnya dapat dicegah. Berikut alasan mengapa pengadaan souvenir penting bagi perusahaan.
Mengapa Urutan Pengadaan Souvenir Perusahaan Penting?
Saat menyiapkan souvenir, hal pertama yang biasanya dilakukan adalah membuka katalog dan memilih produk yang terlihat menarik. Padahal, produk seharusnya bukan menjadi keputusan pertama. Anda perlu mengetahui siapa penerimanya, berapa jumlah yang dibutuhkan, kapan barang digunakan, serta berapa anggaran yang tersedia.
Urutan tersebut penting karena kebutuhan souvenir untuk karyawan, direktur, mitra bisnis, dan peserta acara belum tentu sama. Ketika semua penerima langsung diberi barang yang sama, perusahaan berisiko mengeluarkan biaya yang tidak proporsional atau memberikan produk yang kurang sesuai dengan kebutuhan penerima.
Kesalahan pada Tahap Perencanaan
Pengadaan souvenir perusahaan sebaiknya dimulai dari kebutuhan, kemudian bergerak ke pemilihan produk, desain, produksi, hingga pengiriman. Setiap tahap memiliki kesalahan yang perlu diantisipasi agar tidak menimbulkan masalah pada tahap berikutnya. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum Anda menentukan produk.
1. Menentukan Barang Sebelum Menentukan Penerima
Kesalahan yang cukup umum adalah memilih barang terlebih dahulu karena bentuknya menarik atau sedang populer. Setelah itu, produk tersebut dipaksakan untuk semua penerima. Padahal, kebutuhan setiap kelompok bisa berbeda. Langkah yang lebih tepat adalah membuat daftar penerima terlebih dahulu.
2. Menyamakan Semua Penerima
Memberikan produk yang sama kepada seluruh penerima memang terlihat praktis, tetapi belum tentu efisien. Direktur, mitra bisnis, karyawan, dan peserta acara dapat memiliki kebutuhan serta ekspektasi yang berbeda terhadap souvenir. Membagi penerima menjadi dua atau tiga kelompok dapat menjadi pendekatan yang lebih masuk akal.
3. Melupakan Biaya di Luar Produk
Harga barang bukan satu-satunya komponen yang perlu dihitung. Kemasan, kartu ucapan, ongkos pengiriman ke beberapa lokasi, dan biaya desain dapat memengaruhi total anggaran. Jika biaya tambahan tersebut baru diperhitungkan setelah produk dipilih, anggaran yang sebelumnya terlihat cukup bisa berubah.
4. Memilih Hanya Berdasarkan Harga Termurah
Harga murah memang terlihat menarik ketika Anda membandingkan beberapa penawaran. Namun, harga sebaiknya tidak menjadi satu-satunya dasar pengambilan keputusan. Pertimbangkan pula berapa lama produk dapat digunakan. Barang dengan harga lebih tinggi tetapi memiliki umur pakai lebih panjang dan memberikan nilai berbeda.
Baca Juga:Â 10 Ide Souvenir Kantor Imigrasi yang Bermanfaat dan Berkesan
Kesalahan pada Tahap Desain
Setelah produk ditentukan, tahap berikutnya adalah menyiapkan desain. Kesalahan kecil pada file logo atau penempatannya dapat memengaruhi hasil akhir sekaligus membuat jadwal produksi ikut mundur. Berikut beberapa kesalahan yang kerap terjadi, terutama pada tahap desain souvenir.
1. Menyerahkan Logo Beresolusi Rendah
File logo yang diambil dari tangkapan layar, presentasi, atau kop surat sering kali tidak cukup baik untuk kebutuhan produksi. Ketika diperbesar, gambar dapat terlihat pecah dan hasil cetaknya menjadi kurang rapi. Sumber menyarankan penggunaan file vektor seperti AI, EPS, atau PDF. Menyiapkan file tersebut sejak awal dapat membantu mempercepat proses karena vendor tidak perlu menghabiskan waktu untuk mengubah logo raster menjadi format yang sesuai.
2. Menempatkan Logo di Posisi yang Kurang Terlihat
Logo yang terlihat bagus dalam mockup belum tentu memiliki visibilitas yang baik ketika produk digunakan. Posisi logo sebaiknya dipikirkan berdasarkan sudut pandang orang yang melihat barang tersebut dalam penggunaan sehari-hari. Misalnya, pada apparel, logo yang hanya terlihat dari sisi tertentu bisa kehilangan sebagian fungsi branding-nya.
3. Menggunakan Warna yang Sulit Dicetak
Warna pada layar tidak selalu menghasilkan tampilan yang sama ketika diterapkan pada bahan tertentu. Gradasi, warna metalik, atau warna korporat yang sangat spesifik dapat memiliki tingkat kesulitan produksi yang berbeda. Diskusikan warna sejak awal dengan vendor.
Kesalahan pada Tahap Produksi
Setelah desain disetujui, jangan langsung menganggap pekerjaan selesai. Justru pada tahap produksi inilah Anda perlu memastikan bahwa hasil fisiknya sesuai dengan rancangan. Periksa kembali warna, ukuran, bahan, detail desain, hingga kualitas finishing agar tidak ada perbedaan antara desain awal dan produk akhir.
1. Melewatkan Sampel Fisik
Warna yang terlihat di monitor dapat berbeda dari warna pada barang yang sudah dicetak. Sampel fisik memiliki fungsi penting sebelum produksi dalam jumlah besar dilakukan. Satu unit sampel mungkin terasa seperti tambahan proses, tetapi dapat membantu mengurangi risiko kesalahan pada ratusan produk.
2. Salah Menghitung Sebaran Ukuran
Masalah ini terutama penting untuk souvenir berupa jaket, kaos, atau rompi. Membagi jumlah ukuran secara rata tanpa melihat data penerima dapat membuat beberapa ukuran cepat habis sementara ukuran lainnya menumpuk.
3. Tidak Mengecek Souvenir yang Pernah Diberikan
Pengadaan souvenir sebaiknya tidak berdiri sendiri dari tahun ke tahun. Jika pada periode sebelumnya seluruh karyawan sudah mendapatkan tumbler, memberikan produk yang sama kembali mungkin tidak memberikan nilai yang sama.
Baca Juga:Â 7+ Ide Souvenir Program CSR Perusahaan yang Bermanfaat
Kesalahan dalam Waktu dan Jumlah Pesanan
Selain produk dan desain, waktu serta jumlah juga menentukan kelancaran proses. Bahkan produk yang tepat dapat menjadi masalah jika dipesan terlalu dekat dengan hari acara. Sebaiknya, tentukan jumlah kebutuhan sejak awal dan beri waktu yang cukup untuk produksi, pengecekan, hingga pengiriman agar semuanya tiba sesuai jadwal.
1. Memesan Terlalu Mepet
Produk standar umumnya membutuhkan sekitar tiga sampai delapan hari kerja, sedangkan apparel dengan proses potong dan jahit dapat membutuhkan sekitar sepuluh sampai empat belas hari. Durasi tersebut belum memperhitungkan persetujuan internal, revisi desain, dan pengiriman.
2. Tidak Menyiapkan Barang Cadangan
Jumlah pesanan sebaiknya tidak selalu persis sama dengan jumlah penerima. Pada proses distribusi, bisa saja terdapat barang yang rusak dalam perjalanan, hilang ketika pembagian, atau muncul penerima tambahan. Menyediakan cadangan sekitar 5-10 persen dapat membantu mengantisipasi kondisi tersebut.
3. Tidak Memperhatikan Minimum Order
Minimum order atau MOQ juga perlu diperiksa sebelum memilih produk. Kantor dengan jumlah penerima yang relatif sedikit dapat mengalami masalah jika jumlah minimum produk jauh melebihi kebutuhan. Jangan langsung mengurangi kualitas barang hanya demi mengejar jumlah minimum.
Urutan Kerja Pengadaan Souvenir Perusahaan yang Tepat
Setelah mengetahui berbagai kesalahan tersebut, alurnya sebenarnya dapat dibuat cukup sederhana. Kuncinya adalah memastikan keputusan besar dibuat secara berurutan, bukan bersamaan tanpa prioritas. Pertama, susun daftar penerima dan kelompokkan berdasarkan kebutuhan serta jumlah.
Kedua, tentukan anggaran per kelompok, bukan hanya menetapkan satu angka untuk keseluruhan pesanan. Ketiga, pilih produk berdasarkan penerima dan anggaran tersebut. Keempat, siapkan file logo dan tentukan posisi branding. Kelima, minta sampel fisik sebelum menyetujui produksi dalam jumlah penuh. Keenam, hitung mundur dari tanggal acara, termasuk waktu persetujuan, produksi, pengiriman, serta waktu penyangga.
Konsultasi Sebelum Memulai Pengadaan
Banyak masalah baru terlihat setelah barang selesai diproduksi. Pada tahap tersebut, biaya untuk memperbaiki kesalahan tentu lebih besar dibandingkan membahasnya sejak awal. Konsultasi sebelum pemesanan dapat membantu Anda memeriksa kembali jumlah, produk, desain, waktu produksi, dan kebutuhan lainnya.
Anda tidak harus menentukan semuanya sendirian sejak awal. Sampaikan perkiraan jumlah penerima dan tanggal acara kepada vendor, kemudian diskusikan pilihan yang paling sesuai dengan kebutuhan. Cara ini juga membantu Anda mengetahui apakah produk yang dipilih realistis dari sisi waktu dan jumlah.
Baca Juga:Â Vendor Souvenir BUMN: Cara Memilih Vendor untuk Kebutuhan Corporate
Penutup
Pengadaan souvenir perusahaan yang baik bukan tentang siapa yang paling cepat memilih produk, tetapi siapa yang mampu menyusun proses dengan urutan yang tepat. Mulai dari penerima, anggaran, produk, desain, sampel, produksi, hingga cadangan, setiap tahap saling memengaruhi.
Jika Anda sedang menyiapkan souvenir untuk kebutuhan kantor, acara perusahaan, apresiasi karyawan, maupun kebutuhan bisnis lainnya, Anda bisa berkonsultasi terlebih dahulu sebelum menentukan produk. Hubungi Doran Souvenir melalui WhatsApp untuk membahas kebutuhan souvenir custom.
